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Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: Especificación MoReq

Presentación

MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo) es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado a través del Programa IDABC (La construcción de los servicios paneuropeos de Administración Electrónica) con el fin de que pueda ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (archiveros, gestores, diseñadores de software, proveedores de servicios, instituciones académicas y de formación).

El Grupo de Trabajo de Expertos en Documentos Electrónicos (CARMEN), coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales ha realizado a solicitud del Consejo Superior de Informática y para el Impulso de la Administración Electrónica una revisión completa de la versión en lengua española, traducción de la versión original en lengua inglesa.

El foro DLM abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1996, en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. DLM es un acrónimo de la expresión francesa « Données Lisibles par Machine », en español «datos de lectura automática». El foro DLM tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de junio de 1994, sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03). Con posterioridad, del Programa IDA ( Intercambio de Datos entre Administraciones ) abordó el desarrollo de este modelo de especificación como parte.

Objetivos y alcance

Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (MoReq) e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).

La especificación se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un SGDEA, como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos «tipo», se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo se enmarca dentro del ámbito más general de la conservación de la información en soporte electrónico tratado en los Criterios de seguridad, normalización y conservación de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades.

Destinatarios

La especificación MoReq se ha concebido para que la utilicen:

• Los posibles usuarios del SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) , como punto de partida en la preparación de una licitación.
• Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
• Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
• Las instituciones académicas, como instrumento docente.
• Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
• Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
• Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Más información

Para más información contactar con:

secretaria.csae@map.es